はじめに

「うちもそろそろAIを使いたい」——交流会で経営者の方からよく聞く言葉です。
しかし、AI導入の準備として最初にやるべきことはツール選びではありません。
この記事では以下がわかります。

  • AI導入がうまくいかない会社に共通する原因
  • AI導入の準備として最初にやるべき「業務データの整理」の手順
  • 神奈川県相模原市の中小企業での実際の改善事例

なぜAI導入の準備が必要なのか？

結論から言うと、AIは「整ったデータ」がなければ力を発揮できないからです。AIに渡す材料が紙の日報や手書きのメモ、担当者ごとに形式が違うエクセルのままでは、どんな高性能なAIでも正しい答えを返せません。

AIの性能は「渡すデータの質」で決まる

AI-Readinessとは、社内の業務データがAIに読み込ませられる状態に整っていることを指す考え方です。
我々の支援現場では、AIツールの契約より先にこの状態づくりを提案しています。世間では「DX」という言葉が先行していますが、その前に必要なのは日々の紙業務のデジタル化です。

AIで画像生成したらすごい可愛い画像になった。笑

紙とエクセルのままAIを入れるとどうなるか

手書きの帳票は読み取りの手間が発生し、書式がバラバラのエクセルは集計のたびに手直しが必要になります。この状態でAIを導入しても、データを整える作業が毎回発生し、結局「使われないツール」になります。

ひとことまとめ：AI導入の成否は、ツール選定ではなく導入前のデータ整備で決まります。

AI導入の準備は何から始める？業務データの整え方

最初の一歩は「業務の棚卸し」です。高度なIT知識は必要ありません。

手順1：紙とエクセルで回っている業務を書き出す

日報・見積・在庫・勤怠・工程・報告など、紙や手作業のエクセルで回っている業務を一覧にします。CREWが支援に入る際も、必ずこの棚卸しから始めます。

手順2：Google Workspaceで「1業務1データ」に集める

Google Workspaceとは、Googleが提供するスプレッドシートやドライブなどの業務ツール一式です。同じ情報を複数の場所に二重入力している業務から順に、スプレッドシートへ一本化していきます。入力はAppSheet（プログラミング不要で業務アプリを作れるGoogleのノーコードツール）でスマホから行えるようにすると、現場に定着しやすくなります。

ひとことまとめ：AI導入の準備は「業務の棚卸し→データの一本化」の2段階で進めるのが近道です。

自社の場合はどの業務から手をつけるべき？と思った方は、[無料相談はこちら]からお気軽にどうぞ。

データを整えただけで成果が出た実例

実は、AIを導入する前のデータ整備の段階で、業務時間は大きく減ります。

相模原市の製造業での改善例

我々が支援した相模原市の製造業では、紙の報告書をAppSheetでのスマホ入力に置き換え、導入から約1か月で月15時間の転記作業がなくなりました。データが自動で蓄積されるため、月次の集計資料も数分で出せるようになっています。

私の失敗談：ツールを先に入れて空回りした話

私自身、支援を始めた頃にツールの導入を先行させて失敗した経験があります。現場の業務の流れを整理する前にアプリを作り込んだ結果、実際の運用と合わず、作り直しになりました。以来、CREWでは必ず業務整理を先に行っています。

ひとことまとめ：AI以前のデジタル化だけでも、月10時間以上の削減効果が出るケースは珍しくありません。

よくある質問

Q1. AI導入の準備には、どれくらいの期間がかかりますか？

会社の規模と業務の数によりますが、CREWの支援では業務の棚卸しからデータの一本化まで1〜3か月が目安です。すべてを一度に整える必要はなく、効果の大きい1業務から始めるのがおすすめです。

Q2. ITに詳しい社員がいなくても進められますか？

進められます。Google WorkspaceやAppSheetは専門知識がなくても扱えるツールです。CREWは操作を代行するのではなく、担当者さんが自走できるようになるまで伴走する支援スタイルをとっています。

Q3. 何から相談すればよいか分からない状態でも大丈夫ですか？

問題ありません。実際、ご相談の多くは「何から手をつければいいか分からない」という状態から始まります。現在の業務の流れをお聞きし、優先順位づけからご一緒します。

まとめ

AI導入の準備で最初にやるべきことは、ツール選びではなく業務データの整理です。紙とエクセルの業務を棚卸しし、Google Workspaceでデータを一本化すれば、その時点で業務時間の削減効果が出始めます。AIはその先の「整った土台」の上でこそ活きます。