中小企業こそAI活用の前にデジタル化が必要な理由

はじめに

「AIを使って業務を楽にしたい」。相模原市や神奈川県内の製造業・建設業の社長さんから、そんな声をよく聞くようになりました。

この記事でわかることは次の3点です。

結論から言うと、AIは「読み込めるデータ」がなければ何も判断できません。
紙の日報や口頭連絡だけの業務では、AIに渡す材料そのものが存在しないのです。

AIは過去のデータや入力された情報を分析して答えを出す仕組みです。
つまり、紙やホワイトボードで管理している情報はAIにとって「見えないもの」と同じです。
まずは身近なツールで日々の業務データをデジタルの形に変えることが、AI活用の土台になります。

中小企業の現場でよくあるのが、紙やExcelがバラバラに存在し、情報が一箇所に集まっていない状態です。
この状態ではAIどころか、日々の集計作業にも時間がかかります。

以前ご相談を受けた製造業様も、日報・在庫・受発注の情報がそれぞれ紙とExcelに分かれていました。
担当者さんが毎月の集計に丸2日かけていたほど。
原因はシンプルで、情報の入り口がバラバラだったことでした。

ここを一本化しない限り、どんな高性能なAIツールを入れても宝の持ち腐れになってしまいます。

AI-readyな会社になるための第一歩は、大きなシステム投資ではなく、日々の記録をスマホで入力できる仕組みに変えることです。

神奈川県内のある建設会社様では、紙の作業日報をAppSheet(スマホで使える業務アプリ)に置き換えたところ、導入から1か月で月15時間の集計作業を削減できました。
データが自動で一箇所に集まる状態になったことで、将来的にAIで受注予測や在庫の最適化を行う土台も同時に整いました。

デジタル化を進める際に注意したいのが、「AIツールから先に導入してしまう」ことです。
土台となるデータが整っていない状態でAIサービスを契約しても、分析する材料がなく期待した効果は得られません。まずは日々の業務データをデジタル化し、一定期間データを蓄積することが先決です。

もう1つの落とし穴は、一度に全部をデジタル化しようとすることです。
現場ごとに業務の進め方は異なるため、いきなり全社展開すると混乱を招きます。
まず1つの業務からスモールスタートし、実際に使いながら改善する伴走型の進め方をおすすめしています。

中小企業がAIを活かすには、まずデジタル化で情報を一箇所に集める土台作りが欠かせません。
焦って高価なAIツールを導入するより、身近な仕組みから粘り強く整えることが結果的に近道になります。